Politique de confidentialité.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Kinoma, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 108 405 648.

Pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@kinoma.eu.

2. Données traitées

Selon votre utilisation du site et du Kinobot, Kinoma peut traiter :

• les questions et messages que vous saisissez dans le Kinobot ;
• les réponses générées et les éléments nécessaires à leur contextualisation ;
• des informations techniques pseudonymisées, strictement nécessaires à la sécurité et à la limitation des abus ;
• si vous demandez à être recontacté : vos prénom, nom, société, adresse e-mail ou numéro de téléphone et le motif de votre demande ;
• uniquement si vous le choisissez : la synthèse relue et les échanges utiles que vous décidez de partager.

Ne communiquez pas de données sensibles, de mots de passe, de secrets ou d’informations confidentielles appartenant à votre organisation dans le Kinobot.

3. Finalités et bases légales

Kinoma traite ces données afin de répondre à vos questions, contextualiser la conversation, préparer une synthèse à votre demande, vous recontacter et protéger le service contre les abus.

La conversation et la sécurité du Kinobot reposent sur l’intérêt légitime de Kinoma à informer les visiteurs, répondre aux sollicitations et protéger son service. Une demande liée à une mission, une formation ou une prestation peut également relever de mesures précontractuelles prises à votre initiative.

Le partage de la synthèse ou de la transcription avec l’équipe Kinoma est facultatif et n’est réalisé qu’après votre choix explicite. Vous pouvez demander à être recontacté sans partager votre historique.

4. Fonctionnement du Kinobot

La conversation est conservée dans l’espace de session de votre navigateur afin de préserver le fil lorsque vous changez de page. Elle ne sert pas à suivre votre navigation et n’est pas utilisée à des fins publicitaires.

Pour générer certaines réponses et synthèses, l’API sécurisée de Kinoma sélectionne les informations utiles de sa base de connaissances et transmet à Mistral AI les messages nécessaires. Le Kinobot fournit une aide informative et ne prend aucune décision produisant un effet juridique ou significatif à votre égard.

5. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux seules personnes habilitées de Kinoma.

Kinoma fait appel à Infomaniak Network SA pour l’hébergement du site, de l’API et les services techniques associés, ainsi qu’à Mistral AI pour générer certaines réponses et synthèses.

Dans le cadre de l’API professionnelle, Kinoma agit comme responsable du traitement et Mistral AI traite les données pour son compte selon son accord de traitement des données. Mistral AI peut faire appel à des sous-traitants et encadrer d’éventuels transferts internationaux par une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.

Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées pour une newsletter, de la publicité ou de la prospection électronique sans fondement distinct.

6. Durées de conservation

• La conversation affichée est conservée dans votre navigateur pendant la session concernée.
• Mistral AI peut conserver les entrées et sorties de l’API jusqu’à 30 jours pour surveiller les abus.
• Les compteurs pseudonymisés de protection sont conservés pendant leurs seules fenêtres techniques, puis purgés.
• Les demandes de contact et les échanges qui en découlent sont conservés trois ans à compter du dernier contact, sauf obligation légale ou nécessité liée à la défense de droits en justice.

7. Amélioration continue

Kinoma analyse de manière limitée l’usage du Kinobot afin d’identifier les questions fréquentes, les réponses insuffisamment couvertes, les erreurs et les tentatives d’abus. Ce traitement repose sur son intérêt légitime à améliorer et sécuriser le service.

Le journal détaillé contient uniquement des événements techniques, un identifiant pseudonymisé temporaire et, pour les questions, un texte nettoyé des coordonnées détectables. Il ne contient ni adresse IP en clair, ni coordonnées de contact, ni transcription complète. Les événements détaillés sont conservés 90 jours ; les volumes agrégés, qui ne contiennent ni question ni identifiant de visiteur, sont conservés 13 mois.

Vous pouvez vous opposer à cette analyse en écrivant à contact@kinoma.eu. Cette opposition ne remet pas en cause les traitements strictement nécessaires à la sécurité du service.

8. Informations facultatives et nécessaires

L’utilisation du Kinobot est facultative. Vous pouvez consulter le site sans l’ouvrir. Pour une demande de contact, les informations signalées comme nécessaires permettent à Kinoma de vous répondre. La société, la synthèse et la transcription restent facultatives.

9. Vos droits

Selon les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation de leur traitement, ou vous opposer au traitement.

Adressez votre demande à contact@kinoma.eu. En cas de doute raisonnable, Kinoma pourra demander les seuls éléments nécessaires pour vérifier votre identité.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

10. Sécurité et évolution

Kinoma met en œuvre des mesures adaptées pour limiter les accès non autorisés, protéger les secrets techniques, réduire les informations transmises au nécessaire et contenir les usages abusifs.

Cette politique peut évoluer pour refléter les modifications du Kinobot, de ses prestataires ou des traitements mis en œuvre. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.