Politique de confidentialité.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Kinoma, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 108 405 648.

Pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@kinoma.eu.

2. Données traitées

Selon votre utilisation du site et du Kinobot, Kinoma peut traiter :

• les questions et messages que vous saisissez dans le Kinobot ;
• les réponses générées et les éléments nécessaires à leur contextualisation ;
• des informations techniques pseudonymisées, strictement nécessaires à la sécurité et à la limitation des abus ;
• si vous demandez à être recontacté : vos prénom, nom, société, adresse e-mail ou numéro de téléphone et le motif de votre demande ;
• pour une demande de formation : la formation, la session éventuelle, vos coordonnées et les précisions que vous choisissez de fournir sur votre besoin ;
• si vous souhaitez recevoir la Lettre Kinoma : votre adresse e-mail, votre prénom facultatif, la source et les dates de votre demande, de sa confirmation et, le cas échéant, de votre désinscription ;
• uniquement si vous le choisissez : la synthèse relue et les échanges utiles que vous décidez de partager.

Ne communiquez pas de données sensibles, de mots de passe, de secrets ou d’informations confidentielles appartenant à votre organisation dans le Kinobot.

3. Finalités et bases légales

Kinoma traite ces données afin de répondre à vos questions, contextualiser la conversation, préparer une synthèse à votre demande, vous recontacter et protéger le service contre les abus.

La conversation et la sécurité du Kinobot reposent sur l’intérêt légitime de Kinoma à informer les visiteurs, répondre aux sollicitations et protéger son service. Une demande liée à une mission, une formation ou une prestation peut également relever de mesures précontractuelles prises à votre initiative.

Le partage de la synthèse ou de la transcription avec l’équipe Kinoma est facultatif et n’est réalisé qu’après votre choix explicite. Vous pouvez demander à être recontacté sans partager votre historique.

L’envoi de la Lettre Kinoma repose exclusivement sur votre consentement. Ce choix est facultatif, distinct d’une demande de contact ou de formation, et confirmé par un lien envoyé à votre adresse e-mail. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

4. Fonctionnement du Kinobot

La conversation est conservée dans l’espace de session de votre navigateur afin de préserver le fil lorsque vous changez de page. Elle ne sert pas à suivre votre navigation et n’est pas utilisée à des fins publicitaires.

Pour générer certaines réponses et synthèses, l’API sécurisée de Kinoma sélectionne les informations utiles de sa base de connaissances et transmet à Mistral AI les messages nécessaires. Le Kinobot fournit une aide informative et ne prend aucune décision produisant un effet juridique ou significatif à votre égard.

5. Destinataires et prestataires

Les demandes de formation sont enregistrées sur le serveur de Kinoma et gérées par Kinoma et ses collaborateurs habilités. Elles ne sont pas envoyées à Mistral AI. Les e-mails servent à notifier l’équipe et à accuser réception de votre demande.

Les données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux seules personnes habilitées de Kinoma.

Kinoma fait appel à Infomaniak Network SA pour l’hébergement du site et de l’API ainsi que pour l’envoi des e-mails transactionnels et de la Lettre Kinoma, et à Mistral AI pour générer certaines réponses et synthèses.

Dans le cadre de l’API professionnelle, Kinoma agit comme responsable du traitement et Mistral AI traite les données pour son compte selon son accord de traitement des données. Mistral AI peut faire appel à des sous-traitants et encadrer d’éventuels transferts internationaux par une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.

Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité ou de la prospection électronique sans fondement distinct. Une demande de contact ou de formation ne vous inscrit pas automatiquement à la Lettre Kinoma.

6. Durées de conservation

• La saisie du formulaire de formation reste dans l’espace de session de votre onglet, jusqu’à réception de la demande ou après 24 heures d’inactivité. Vous pouvez l’effacer avant l’envoi.
• La conversation affichée est conservée dans votre navigateur pendant la session concernée.
• Mistral AI peut conserver les entrées et sorties de l’API jusqu’à 30 jours pour surveiller les abus.
• Les compteurs pseudonymisés de protection sont conservés pendant leurs seules fenêtres techniques, puis purgés.
• Les demandes de contact et les échanges qui en découlent sont conservés trois ans à compter du dernier contact, sauf obligation légale ou nécessité liée à la défense de droits en justice.
• Une demande non confirmée d’inscription à la Lettre Kinoma expire après 30 jours. Une inscription confirmée est conservée jusqu’à votre désinscription. La preuve du retrait et les informations strictement nécessaires au respect de votre opposition peuvent ensuite être conservées pendant trois ans.

7. Vos droits

Selon les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation de leur traitement, ou vous opposer au traitement.

Adressez votre demande à contact@kinoma.eu. En cas de doute raisonnable, Kinoma pourra demander les seuls éléments nécessaires pour vérifier votre identité.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

8. Mesure d’audience du site

Avec votre consentement, Google Analytics 4 mesure la fréquentation du site : pages consultées, données techniques du navigateur et de l’appareil, et informations de provenance des visites. Google reçoit également des informations de connexion nécessaires au traitement de ces mesures. Ce traitement repose sur votre consentement, que vous pouvez retirer depuis la page Gestion des cookies.

Le script Google Analytics ne se charge pas avant votre acceptation. Les cookies de mesure d’audience et votre choix sont conservés au maximum six mois dans votre navigateur. Les données liées aux utilisateurs et aux événements sont conservées pendant 14 mois dans la propriété Google Analytics de Kinoma. Google est un prestataire supplémentaire pour ce traitement et peut traiter des données à l’étranger selon ses garanties contractuelles et les mécanismes applicables. Consultez les informations de confidentialité de Google.

Notre intégration ne transmet pas le texte des conversations du Kinobot ni les coordonnées de contact à Google Analytics. Les fonctionnalités publicitaires et Google Signals sont désactivées dans notre intégration.

9. Sécurité et évolution

Kinoma met en œuvre des mesures adaptées pour limiter les accès non autorisés, protéger les secrets techniques, réduire les informations transmises au nécessaire et contenir les usages abusifs.

Cette politique peut évoluer pour refléter les modifications du Kinobot, de ses prestataires ou des traitements mis en œuvre. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.